Гуманітарна допомога майже завжди приходить без документів, які влаштували б бухгалтера: без накладної, без ціни, часом навіть без чіткого переліку. А поставити її на баланс потрібно обов'язково — за статтею 11 Закону України «Про гуманітарну допомогу» (№1192), відсутність обліку отримання та цільового використання гуманітарної допомоги прирівнюється до використання не за призначенням. Розберімо, як довести цю операцію до коректного проведення.

Крок 1. Класифікуйте, що саме ви отримали

Для цілей бухобліку гуманітарна допомога, яка надходить у вигляді товарів (одяг, продукти, ліки, засоби гігієни), класифікується як запаси — відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси». Якщо ж донор передає техніку, обладнання чи меблі, які організація планує використовувати тривалий час, це вже основні засоби (див. окрему статтю про облік ОЗ у благодійній організації).

Крок 2. Спробуйте отримати вартість від донора

Найпростіший і найбажаніший варіант — вартість вказана в супровідних документах донора (інвойс, митна декларація, лист-передача). Якщо донор закуповував товар сам, така інформація зазвичай є — просто попросіть її.

Якщо допомога прийшла з-за кордону, а вартість позначена в іноземній валюті, для перерахунку у гривні застосовується курс НБУ на дату визнання активу — фактично дату, яка проставлена митним органом на митній декларації.

Крок 3. Якщо документів немає — створюйте комісію

Коли вартість не вказана (або вказана символічно, на кшталт «1 грн»), організація самостійно визначає справедливу вартість. Для цього наказом керівника створюється комісія з числа працівників організації. Законодавство не вимагає залучення професійного оцінювача для цієї процедури — оцінка справедливої вартості комісією є достатньою.

Комісія орієнтується на:

  • відкриту інформацію про ринкові ціни на подібні товари (наприклад, ціни торговельних мереж на товари повсякденного вжитку);
  • ціни на аналогічний товар у порівнянному технічному стані, якщо мова про товар, що був у використанні;
  • додаткові показники, що характеризують рівень цін на запаси (сезонність, стан, кількість).

До первісної вартості додаються також витрати на транспортування та вантажні роботи, якщо організація їх понесла.

Крок 4. Оформіть акт

За результатами роботи комісії складається акт — акт оцінки майна або акт приймання-передачі, у довільній формі, але з обов'язковими реквізитами первинного документа за ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» (№996-XIV): назва документа, дата й місце складання, назва організації, зміст і обсяг господарської операції, посади й підписи відповідальних осіб.

Залежно від того, чи є супровідні документи, приймання оформлюють накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення), товарно-транспортною накладною зі штампом про оприбуткування, актом про приймання матеріалів або прибутковим ордером.

Крок 5. Проведіть операцію в обліку

Отримання гуманітарної допомоги відображається за дебетом рахунку запасів (281 «Товари на складі» або відповідний рахунок класу 2) і кредитом рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» — як правило, субрахунку 484 «Інші кошти цільового фінансування і цільових надходжень», оскільки окремого субрахунку саме для гуманітарної допомоги План рахунків не передбачає (субрахунок 483 призначений для благодійної допомоги, звільненої від ПДВ).

Дохід від цільового фінансування визнається не одразу в момент надходження, а поступово — у міру фактичного використання допомоги (розподілу набувачам), відповідно до п. 16–17 НП(С)БО 15 «Дохід». Тобто кожна видача допомоги супроводжується не лише списанням запасів, а й визнанням доходу на ту саму суму.

Чому це варто автоматизувати

Ручне ведення реєстру донорів, партій і актів оцінки для десятків надходжень на місяць — це та рутина, через яку бухгалтери ГО найчастіше припускаються помилок (про типові помилки — в наступній статті). Спеціалізована система обліку, побудована під специфіку благодійних організацій, дозволяє автоматично підставляти ціну з довідника затверджених цін, вести партії для простежуваності розподілу та формувати акти без ручного набору реквізитів щоразу.

Правова основа: Закон України «Про гуманітарну допомогу» (№1192-XIV), Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (№996-XIV), НП(С)БО 9 «Запаси», НП(С)БО 15 «Дохід».