«У нас же не бюджетна установа, навіщо нам кошторис» — фраза, яку бухгалтер благодійної організації чує регулярно від керівництва. І щоразу доводиться пояснювати: кошторис для неприбуткової організації — не бюрократична данина бюджетній сфері, а документ, який безпосередньо захищає неприбутковий статус.

Що таке кошторис і навіщо він потрібен

Кошторис (бюджет) — документ, що зіставляє доходи і витрати організації: джерела надходження коштів і напрями їх використання з прив'язкою до статутної діяльності. Саме цей документ підтверджує контролюючому органу відсутність розподілу доходу (прибутку) між засновниками, учасниками, працівниками чи пов'язаними з ними особами — одну з ключових вимог п. 133.4 Податкового кодексу України для збереження неприбуткового статусу.

Без затвердженого кошторису організації складніше довести, що конкретна витрата відповідала статутній меті, а не була довільним рішенням керівника.

Хто і як затверджує

Кошторис приймається відповідно до правил, прописаних у статуті організації, — зазвичай вищим органом управління (загальними зборами, правлінням) щорічно, до початку фінансового року. Порядок і уповноважена особа для затвердження мають бути прямо визначені в статуті — це і є той документ, до якого контролюючий орган звертається в першу чергу.

Що входить у кошторис

Типова структура кошторису благодійної організації:

  • доходна частина: очікувані джерела надходжень (пожертви фізичних і юридичних осіб, гранти, цільове фінансування, пасивні доходи);
  • витратна частина за напрямами: витрати на статутну (програмну) діяльність окремо від адміністративних витрат;
  • ліміт адміністративних витрат — варто заздалегідь прорахувати його в межах 20% запланованого доходу (ч. 3 ст. 16 Закону №5073-VI), щоб не зіткнутися з перевищенням постфактум.

Що робити, якщо реальність відхиляється від плану

Життя фонду рідко йде точно за планом: несподівана велика пожертва, термінова потреба в новому напрямі допомоги. Здійснення витрат, не передбачених кошторисом, без внесення змін до нього — це одна з найпоширеніших підстав, через яку контролюючі органи визнають витрату нецільовою. Правильний порядок дій: перш ніж здійснювати витрату понад затверджені суми, кошторис коригується і затверджується повторно (або окремим рішенням загальних зборів, якщо статут дозволяє таку процедуру для оперативних змін).

Якщо статутом передбачений поріг вартості договору, що потребує окремого попереднього погодження загальними зборами (наприклад, для великих закупівель), цей поріг також варто прописати заздалегідь і дотримуватися його — договір, укладений з перевищенням повноважень керівника, може бути визнаний недійсним.

Зв'язок з бухгалтерським обліком

Кошторис має сенс лише тоді, коли бухгалтерія може щомісяця звірити факт із планом — а це можливо тільки якщо облік ведеться в розрізі тих самих статей, що й кошторис. Якщо план складений в одній структурі (наприклад, в Excel керівника), а облік ведеться в іншій (за стандартним Планом рахунків без деталізації), звірка перетворюється на ручну роботу щокварталу — і саме тоді розбіжності виявляють запізно, вже після факту порушення.

Практичний висновок

Кошторис — це не документ «для перевірки», а робочий інструмент, який щомісяця відповідає на одне просте запитання: чи ще вписуємось у план і в 20%-й ліміт. Організації, які звіряють це раз на рік перед поданням звітності, дізнаються про порушення тоді, коли виправити щось уже пізно.

Правова основа: п. 133.4 Податкового кодексу України, Закон України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» (№5073-VI, ч. 3 ст. 16).